Strategie mit Weitblick

Die Wifög vermittelt als neutrales Bindeglied zwischen den Unternehmen der Stadt und der Stadtverwaltung Coburg und verfolgt das Ziel, ein wirtschaftsfreundliches Klima zu etablieren und Coburg als Wirtschaftsstandort zu positionieren – klassische Wirtschaftsförderung einerseits, Kompetenzzentrum Designwerkstatt andererseits.

In einem vorangegangenen Strategieprozess hatte die Wifög einen Rahmen mit zwei Handlungsfeldern für mehrere Jahre festgelegt und dazugehörige Maßnahmen umgesetzt.

Die Corona-Pandemie sowie gesamtgesellschaftliche Trends wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit stellten die Wirtschafts- und Arbeitswelt vor neue Herausforderungen. Die Wifög wollte die zuvor erarbeiteten Zukunftsthemen und Maßnahmen deshalb überprüfen, anpassen und erneut extern begleiten lassen.

Der Prozess gliederte sich in eine Projektinitiierung, eine breit angelegte Ist-Analyse, den eigentlichen Strategieprozess, eine anschließende Organisationsentwicklung sowie die Begleitung der Umsetzung – gesteuert über eine Lenkungsgruppe als Steuerungsgremium und eine operative Projektgruppe.

Projektinitiierung & Stakeholderanalyse

Nach einem Kick-off-Workshop mit Vorstellungsrunde und Vorstellung der Projektplanung wurde eine Stakeholderanalyse durchgeführt: Alle relevanten Stakeholder – Verbände, politische Organe und Gremien, Unternehmen, Verwaltung und Bildungseinrichtungen sowie weitere Partner der Wifög – wurden in einer Stakeholder-Matrix nach den Dimensionen Einfluss/Macht und Interesse eingeordnet und priorisiert für die weitere Einbindung.

Ist-Analyse

• Überprüfung des bisherigen Konzeptes mittels Dokumentenanalyse, leitfadengestützten Experteninterviews und Analysegesprächen mit der Projektgruppe
• Wirtschaftsstrukturanalyse zur Ermittlung von Top-Branchen, Branchenclustern, Ausrichtung von Hochschulen/Berufsschulen und Wertschöpfungsketten – validiert in einem zweistufigen
• Expertenforum (Kleingruppenarbeit, anschließende Fish-Bowl-Diskussion)
• Themenanalyse zu Demografie, Wohnstruktur, Infrastruktur/Mobilität, Wirtschaft/Arbeitsmarkt, Bildung/Wissenschaft/Soziales, Tourismus/Freizeit/Sport/Kultur sowie interkommunaler Zusammenarbeit
• Betrachtung und Bewertung der Gewerbeflächen hinsichtlich Entwicklung, freier Kapazitäten und Erweiterungsmöglichkeiten
• SWOT-Analyse gemeinsam mit den Mitarbeitenden als Expert:innen für den Standort (alternativ mit Business Model Canvas als Werkzeug für die strategische Neuausrichtung)
• Analyse der Auswirkungen der Corona-Pandemie auf Branchen und Standort auf Basis von Statistiken, Studien und Prognosen
• Analyse der Nachhaltigkeit entlang der drei Ebenen Umwelt, Soziales und Ökonomie mit Entwicklung eines qualitativen Indikatorensystems
• Analyse des Digitalisierungsreifegrads der Wifög mit Ableitung von Digitalisierungspotenzialen
• Standortvergleich mit vergleichbaren Kommunen mittels Online-Befragung der dortigen Wirtschaftsförderungen, angereichert durch Experteninterviews

Strategieprozess

Die verdichteten Analyseergebnisse wurden der Lenkungs- und Projektgruppe vorab zur Verfügung gestellt und in kurzen Experteninterviews mit ausgewählten Stakeholdern um deren Erwartungen ergänzt. In einer Zukunftswerkstatt mit allen Mitarbeitenden der Wifög wurden die Ergebnisse mittels Marktplatzmethode vorgestellt, mit einer Value Proposition Canvas die künftigen Wertangebote erarbeitet und daraus Handlungsbedarfe abgeleitet, geclustert und von den Teilnehmenden zu maximal drei strategischen Handlungsfeldern priorisiert. Passende Projektideen wurden gesammelt und über eine Wirkungs-Umsetzbarkeits-Matrix zu den jeweiligen Top-Projektideen je Handlungsfeld verdichtet. In einem Vertiefungsworkshop wurden diese mithilfe von Maßnahmensteckbriefen (Ressourcen, Fachkompetenzen, Umsetzungsplanung, Kostenschätzung) konkretisiert, Mitarbeitende mit passenden Kompetenzen zugeordnet und der Strategieentwurf einem Expertengremium aus Stakeholdern zur Rückkopplung vorgestellt.

Organisationsentwicklung

Die Auswirkungen der strategischen Neuausrichtung auf Aufbauorganisation, Schnittstellen und Kommunikationsformate, Personalausstattung und Qualifizierungsbedarf wurden gemeinsam mit der Lenkungsgruppe und den Personalverantwortlichen analysiert und in konkrete Umsetzungsmaßnahmen überführt – von einem angepassten Organigramm über Rollenbeschreibungen bis zu neu definierten Soll-Prozessen, bei Bedarf ergänzt um Softwareauswahl, Schulungen und Stellenausschreibungen.

Begleitung im weiteren Prozess

Auch nach Übergabe des Abschlussberichts blieb das Projekt nicht beendet: Über regelmäßige Statusmeetings mit der Projektgruppe wurden neue Impulse aufgenommen, der Umsetzungsfortschritt der einzelnen Maßnahmen verfolgt und die Ergebnisse fortlaufend dokumentiert.

Aus dem Prozess entstand ein vollständiges, intern und extern abgestimmtes Strategiepapier mit klar benannten strategischen Handlungsfeldern und dazugehörigen priorisierten Projektideen.

• Eine dokumentierte Stakeholder-Matrix und -Übersicht als Grundlage für die weitere Beteiligung zentraler Partner
• Ein an die neue Strategie angepasstes Organigramm sowie Rollenbeschreibungen für die Mitarbeitenden
• Ausgearbeitete Maßnahmensteckbriefe für die priorisierten Projektideen je Handlungsfeld
• Ein strukturiertes Vorgehen zur kontinuierlichen Begleitung der Umsetzung über regelmäßige Statusmeetings und einen fortlaufend aktualisierten Abschlussbericht