Strukturen klären, Prozesse stärken
Organisationsuntersuchung der städtischen Kindertagesstätten
Ausgangssituation & Herausforderung
Die Abteilung Kindertagesstätten war die größte Abteilung im Fachbereich Kinder, Jugend und Familie. Zum Zeitpunkt der Untersuchung verantwortete sie 33 städtische Kitas, rund 450 Planstellen und die Betreuung von annähernd 3.000 Kindern.
Zahlreiche Schnittstellen innerhalb der Stadtverwaltung sowie unterschiedliche Anforderungen aus Verwaltung, Politik und pädagogischer Praxis machten eine klare Aufgabenabgrenzung und standardisierte Prozesse besonders wichtig.
Vorgehen & Methodik
Die Organisationsuntersuchung verband Ist-Analyse, Beteiligung und Soll-Konzeption.
- Dokumentenanalyse und Aufgaben-Stellen-Matrix
- Einzelinterviews und Gespräche mit Schlüsselpersonen
- Online-Befragung und Gruppeninterviews mit Kita-Leitungen
- Prozessworkshops und Heat-Map zur Identifikation von Optimierungspotenzialen
- Organisationsformenworkshop und Variantenvergleich
Ergebnisse & Projekterfolg
Im Ergebnis entstand eine umfassende Soll-Konzeption für die zukünftige Organisation der Abteilung.
- Strukturierte Aufgaben- und Prozessdarstellungen
- Empfehlungen zur Optimierung und Standardisierung von Arbeitsabläufen
- Klarere Aufgabenverteilung und Schnittstellen zwischen Verwaltung und Kita-Leitungen
- Priorisiertes Umsetzungskonzept mit Maßnahmen und Zeitplanung
Im Variantenvergleich wurde die Überführung der Abteilung in einen Eigenbetrieb als bevorzugte Organisationsform empfohlen.
