Von der Vielfalt zur Strategie
Organisationsuntersuchung der Vergabestrukturen bei der Stadt Leipzig
Ausgangssituation & Herausforderung
Die Stadtverwaltung Leipzig verfügte über ein historisch gewachsenes, teilzentralisiertes Beschaffungswesen. Während Liefer- und Dienstleistungen in einer Vielzahl allgemeiner und spezieller Beschaffungsstellen organisiert waren, erfolgte die Vergabe freiberuflicher Leistungen vollständig dezentral.
Steigende vergaberechtliche Anforderungen (z. B. durch die Reform 2016), neue politische Zielstellungen (z. B. Nachhaltigkeit), Digitalisierungserfordernisse und ein wachsender Koordinierungsbedarf machten deutlich: Das System war an seine Grenzen gestoßen. Die Herausforderung bestand darin, ein gesamtstädtisches, zukunftsfähiges Modell zu entwickeln, das Effizienz, Rechtssicherheit und strategische Steuerung vereint – ohne die Praxisnähe der Fachämter zu verlieren.
Vorgehen & Methodik
Das Projekt gliederte sich in vier Phasen:
Projektinitiierung, Ist-Analyse, Soll-Konzeption und Maßnahmenentwicklung.
Eingesetzte Methoden:
- Dokumenten- und Datenanalyse (Beschaffungsordnung, Dienstanweisungen, Vergabeberichte)
- Live-Prozessmodellierung mit ADONIS® in BPMN 2.0
- Workshops mit Walt-Disney-Methode zur Zielbildentwicklung moderner Beschaffung
- Leitfadengestützte Interviews mit Mitarbeitenden aus zentralen und dezentralen Beschaffungsstellen
- Benchmarking und Ableitung struktureller Optionen mit verschiedenen Zentralisierungsgraden
Besonderheiten:
- Die Prozessaufnahme erfolgte direkt in Live-Workshops mit unmittelbarer Modellierung vor Ort – inkl. Plausibilisierung durch die Beteiligten.
- Die Nutzung von Walt-Disney-Methode ermöglichte kreative Öffnung trotz verwaltungsnaher Strukturen.
- Empfehlungen wurden anhand des Europäischen Kompetenzrahmens „ProcurCompEU“ gespiegelt.
Ergebnisse & Projekterfolg
- Entwicklung von drei Zielmodellen für die Organisation des Einkaufs mit abgestuften Zentralisierungsgraden
- Erstellung von Soll-Prozessen für zentrale Vergabeszenarien
- Klar definierte Rollen- und Tätigkeitsprofile für Einkäufer:innen (inkl. Qualifikationsanforderungen)
- Empfehlungen zur Personalbemessung, IT-Unterstützung und zu organisatorischen Risiken
- Konkrete Maßnahmenvorschläge für die Weiterentwicklung von Strukturen, Kompetenzen und Prozessen
